验资报告需要在以下情况下使用：
验资报告是公司在工商最初注册时必须提供的文件，用于证明公司注册资本已经实际缴纳到指定账户。
在公司经营过程中，如果发生资本变化，如增资、减资等，也需要重新进行验资，并出具相应的验资报告。
工商部门在进行年检时，可能会要求提供验资报告，以确认公司注册资本的实收情况。
依照《中华人民共和国公司法》等相关法律法规，公司的注册资本必须经法定的验资机构出具验资报告，该报告是表明公司注册资本数额的合法证明。
所需资料
办理验资报告通常需要准备以下资料：
银行出具的现金交款单和对账单
。被审验单位给投资者出具的收款收据。
出资者为企业法人的需要财务报表。
出资者签署的被审验单位及其投资者声明书。
公司名称预先核准通知书。
股东身份证复印件。
公司章程。
核名通知书。
房租合同和房产证复印件（根据具体情况可能需要）。
办理流程
选择银行并开立公司临时账户
携带“公司章程”“工商局的核名通知”“法人名章”“身份证”到银行去开立公司账户（是验资账户，将各股东的资金存入账户），银行出据“询征函”“股东缴款单”。
股东按照出资规定将投资缴入公司账户。
会计师事务所向银行发出询证函，取得银行进账单和对账单。
拿着“股东缴款单”“询征函”“公司章程”“核名通知书”“房租合同”“房产证复印件”到会计师事务所办理验资报告。
结论
验资报告在公司注册、资本变化、年检或审计以及法律或政策要求的情况下均需要使用。办理验资报告需要准备相关文件，并按照规定的流程进行办理。
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